Ce qu'on développe — D3F Excavation

Le point de départ

Avantage reste ton livre

On ne remplace pas ta comptabilité et tu ne changes pas tes habitudes de fin de mois. On bâtit par-dessus, et les deux se parlent : ce qui est saisi une fois dans le système se dépose dans Avantage sans que tu le retapes. C'est le seul vrai changement — l'information arrête de passer par toi deux fois.

Le bureau

Ta job à toi

Les factures fournisseurs

Comment ça marche: Une adresse courriel dédiée reçoit les factures. Le système lit le PDF et sort le fournisseur, la date, le montant, les taxes et le chantier. Toi tu vois une liste d'approbations : tu regardes, tu approuves, ça part.
Pourquoi chez vous: C'est la tâche que tu m'as nommée comme celle que tu fais le plus. Aujourd'hui tu ouvres le courriel, tu lis le PDF, tu retapes dans Avantage. Là tu fais juste valider.
Ça se branche où: Directement sur la boîte courriel qui reçoit déjà tes factures. Une fois approuvée, l'écriture se dépose du côté fournisseurs d'Avantage.

Les soumissions

Comment ça marche: Tu choisis le type de job — installation septique, préparation de terrain, entrée d'auto, fond de fondation, démolition. Tes lignes habituelles apparaissent avec tes coûts de machine et de main-d'œuvre. Tu ajustes le prix, et le PDF sort avec ton logo et tes conditions, prêt à envoyer par courriel ou par texto.
Pourquoi chez vous: Pour arrêter de repartir d'une vieille soumission et tout modifier à la main. Le calcul du temps d'excavation reste à ton gars — c'est son jugement, on n'y touche pas. Ce qu'on enlève, c'est la production du document.
Ça se branche où: À valider avec lui, vu qu'il travaille dans Excel avec ses formules de tête. Deux chemins possibles : il continue dans Excel et on récupère le résultat, ou il fait ses soumissions directement dans l'interface. C'est lui qui tranche.

Les relances de soumissions

Comment ça marche: Dès qu'une soumission part, le système suit la réponse. À 3, 7 et 14 jours, une relance polie repart au client avec un rappel de l'offre. Tu vois le statut de chacune au même endroit : envoyée, relancée, gagnée, perdue.
Pourquoi chez vous: Tu m'as dit que pour le local, le monde te le dit tout seul. Mais pour les gros contrats extérieurs, vous relancez — et c'est là que ça se perd. C'est le suivi que personne n'a le temps de faire.
Ça se branche où: Ça vient avec les soumissions, c'est la suite du même écran. Rien de plus à saisir.

La facturation

Comment ça marche: Quand tu passes un chantier à terminé, la facture est déjà montée en brouillon : les heures, les matériaux, les voyages et les extras y sont, parce qu'ils ont été notés au fur et à mesure. Tu vérifies et tu envoies.
Pourquoi chez vous: Tu factures toujours après les travaux, peu importe la job. Donc tout le monde attend après toi pour reconstituer ce qui a été fait. Là c'est déjà compilé quand tu arrives.
Ça se branche où: La facture finale se dépose dans Avantage du côté clients. Ton livre comptable reste la référence.

Les comptes à recevoir

Comment ça marche: Le système lit l'état des factures dans Avantage — payée, pas payée, échéance. À 30, 60 et 90 jours, un rappel part au client, et le ton monte d'un cran à chaque étape.
Pourquoi chez vous: Tes mots : « on devrait jamais attendre pour prendre notre argent, mais la vie est pas faite de même. » Ça enlève l'appel gênant à la personne qui s'en occupe, et ça relance même les semaines où personne n'a le temps.
Ça se branche où: En lecture sur Avantage. Rien n'est modifié dans ta comptabilité — le système lit l'état et envoie le rappel.

Les clients et l'historique par adresse

Comment ça marche: Une fiche par client et une par adresse. Tu vois tous les projets faits là, les soumissions envoyées, les factures payées et celles qui traînent. Tu cherches un nom ou une rue, tu retrouves tout.
Pourquoi chez vous: Tu m'as confirmé que vous gardez vos données après les travaux. Dans votre métier, un client rappelle deux ans plus tard, ou le voisin appelle en disant « vous avez fait la maison d'à côté ». Là tu sais exactement ce qui a été fait.
Ça se branche où: C'est la base sur laquelle tout le reste s'accroche : soumissions, chantiers, factures.

Le terrain

La job des gars

Le dispatch et le punch sur le cellulaire

Comment ça marche: Tu places tes gars la veille. Le matin, chacun ouvre son téléphone, voit sur quel chantier il va et avec quelle machine, et part son temps en un bouton. Le temps continue de compter même sans réseau — dans le bois, dans un rang, ça se synchronise en revenant.
Pourquoi chez vous: Tu reçois les appels d'autres entrepreneurs la veille pour tes camionneurs. Aujourd'hui ce dispatch-là vit dans ta tête et dans tes appels. Là il est écrit, et les gars le voient sans que tu les rappelles un par un.
Ça se branche où: Sur leur cellulaire, sans rien installer de compliqué. Tu m'as dit que deux de tes gars sont très vieux jeu — on part avec ceux qui embarquent, et les autres suivent quand ils voient que ça marche. Personne n'est forcé le jour un.

Le chantier et son journal de bord

Comment ça marche: Une fiche par job : adresse, client, type de travaux, montant soumissionné, statut. En dessous, un journal par journée — quelle machine était là, qui a travaillé, ce qui a avancé, les photos prises sur place. Tu peux glisser un plan et le gars le voit dix secondes après.
Pourquoi chez vous: Quand un problème arrive sur un chantier, tu as les photos et la date, pas juste ta mémoire. Et l'avancement en pourcentage te dit où en est chaque job sans appeler personne.
Ça se branche où: La météo des prochains jours s'affiche à côté, vu que vous dépendez de la pluie pour savoir si un remblai se fait ou pas.

Les heures de machine et l'entretien

Comment ça marche: Une fiche par machine — pelle, chargeuse, camion. L'opérateur entre son compteur en fin de journée, le système calcule les heures de la journée par différence et les rattache au bon chantier. Quand une machine approche de son entretien, l'avis sort d'avance, avec le délai que tu choisis.
Pourquoi chez vous: Tes mots : « on est les moins bien payés pour le coût de la machinerie qu'on déplace. » Tant que les heures de machine ne sont pas comptées par chantier, impossible de savoir si tu charges assez. Une heure de pelle oubliée, c'est pas un détail.
Ça se branche où: Ça part du même punch que les gars font déjà le matin. Aucune saisie en double.

Les extras déclarés au chantier

Comment ça marche: Le gars ouvre son chantier, appuie sur « extra », décrit en deux mots ou dicte un vocal de trente secondes, prend une photo. Ça apparaît sur ton écran tout de suite. À la fermeture du chantier, l'extra est déjà une ligne sur la facture.
Pourquoi chez vous: Tu m'as répondu « tous les jours », et tu m'as dit que vous appelez déjà ça des extras. Aujourd'hui le client demande d'allonger la tranchée, le gars le fait, et si personne ne le note, ça se facture pas. C'est de l'argent déjà travaillé.
Ça se branche où: Sur le même écran de chantier que le punch. Le gars n'a pas une deuxième affaire à apprendre.

Les voyages, le transport et la location opérée

Comment ça marche: Un bouton par voyage : le chauffeur note le client, le chargement, la provenance et la destination, et photographie son ticket de balance. Le tarif s'applique tout seul — à la tonne, au voyage ou à l'heure selon l'entente. La facture du mois se monte à partir des voyages, pas de mémoire.
Pourquoi chez vous: Tu as trois camionneurs et tu loues opéré — jamais un camion sans ton chauffeur dessus. Un voyage pour un chantier soumissionné, un pour un client à l'heure et un pour une livraison directe ne se facturent pas pareil. Le système les classe selon le type dès le départ.
Ça se branche où: Sur le punch des chauffeurs. Tu m'as dit que tu comptes déjà tout, alors ici le gain c'est la double saisie qui disparaît, pas le contrôle.

La marge réelle par chantier

Comment ça marche: Rien de plus à saisir : c'est une soustraction. Main-d'œuvre, heures de machine, matériaux, voyages et sous-traitants d'un bord, montant facturé de l'autre. Et pendant que la job roule, si les heures dépassent l'estimé sur un chantier à moitié fait, l'avis part.
Pourquoi chez vous: Ça répond à la question qui compte : est-ce que cette job-là était payante ? Aujourd'hui la réponse arrive chez le comptable, des mois plus tard, quand c'est trop tard pour ajuster le prochain prix.
Ça se branche où: Ça se calcule tout seul à partir de ce que les gars notent déjà. Aucune entrée supplémentaire pour toi.

Le spécialisé

Propre à vos services

Les échéances réglementaires

Comment ça marche: Une seule liste triée par date : demandes Info-Excavation, licence RBQ, attestations Revenu Québec et CNESST, assurances. Chaque échéance sort avec 30 jours d'avance, et les demandes de localisation sont suivies par chantier.
Pourquoi chez vous: Tes mots : « quand tu commences une compagnie, cette affaire-là tu le sais pas. Tu accumules les retards. » Une attestation périmée, c'est un donneur d'ouvrage qui bloque ton paiement.
Ça se branche où: Une liste à remplir une fois au départ. Après ça, ça roule tout seul.

Les installations septiques

Comment ça marche: Tu déposes le plan d'ingénieur que le client t'a envoyé. Le système le lit et sort ce qu'il y a à commander selon ce plan-là, puis monte la soumission à partir de ça. Tu vérifies avant d'envoyer.
Pourquoi chez vous: Tu as été claire : les permis, c'est la job du client, et l'installateur envoie ses documents directement. La seule affaire utile pour toi là-dedans, c'est de faire la soumission. On fait juste ça.
Ça se branche où: Une précision honnête : comme le plan vient d'un ingénieur différent à chaque fois, la lecture a une marge d'erreur, comme un humain. Ce qui change, c'est le temps — tu vérifies au lieu de tout dépouiller.

La démolition

Comment ça marche: Sur place, le gars coche ce qui a servi : machines, journalier, camions, nombre de conteneurs loués. Ça monte la facture à l'heure toute seule, avec la trace de ce qui est parti et vers qui.
Pourquoi chez vous: Tu as arrêté de soumissionner les démolitions à la job parce que le matériel est trop dur à calculer, et tu factures à l'heure. Donc ce qui compte, c'est que rien ne se perde entre le chantier et la facture. Ça évite aussi de refaire le compte de mémoire le soir.
Ça se branche où: Sur le même écran de chantier. Et si un inspecteur demande où sont allés les matériaux, la réponse est là.

La banque de sols par secteur

Comment ça marche: À la fin d'une job, ce qu'on a trouvé en creusant : le type de sol, à quelle profondeur ça a changé, quel équipement il a fallu. Ça se dépose sur une carte de la région, une pointe par chantier. Plus vous en faites, plus la carte devient utile.
Pourquoi chez vous: Tes mots : « très intéressant à long terme. Ça va être très utile quand mon père va décider d'arrêter. » C'est son jugement qui reste dans l'entreprise au lieu de partir avec lui. Et ça réduit les déplacements avant soumission.
Ça se branche où: Deux champs à remplir en fin de chantier. Tu as dit toi-même que tu le remplirais le soir si l'estimateur ne le fait pas.

Ce qui est sorti du plan, comme tu l'as demandé

Les volumes de vrac — ton mélange change selon le client et tes deux gars ne calculent pas pareil.
Le rapport mensuel CCQ — vous êtes plusieurs propriétaires, ça déclarerait des heures qui n'ont pas à l'être.
Bon de livraison contre facture — tu reçois tout en double et tu comptes déjà tes totaux. Le contrôle existe.

Ces trois-là ne seront pas au plan et tu ne les paieras pas.

Ce qu'on développe
pour vous.